Opinión
Un tema central, a mi modo de ver, es lo precario de los servicios en términos de su diseño y más aún de su soporte tecnológico, a lo cual desde el gremio notarial han replicado que están en un fuerte proceso de modernización.
Desde hace ya bastante tiempo que estamos debatiendo para modernizar nuestro decimonónico sistema notarial; para ello se han presentado diversas iniciativas, incluyendo varios proyectos de ley (de hecho, actualmente se encuentra en proceso de discusión en el Senado el último de ellos).
Hace ya un tiempo (2018) que la Fiscalía Nacional Económica (FNE) realizó un estudio para evaluar el mercado, encontrando múltiples deficiencias, siendo las más relevantes: i) falta de competencia, ii) rendición de cuentas, iii) incumplimiento de obligaciones y iv) procesos y tecnologías obsoletas.
Me tocó colaborar en dicho estudio, analizando los procesos y tecnologías que dicho servicio debiera usar. En el referido informe incluí varias recomendaciones (ver aquí), las cuales desde un punto de vista de los macroprocesos notariales deberían apuntar a:
Un tema central, a mi modo de ver, es lo precario de los servicios en términos de su diseño y más aún de su soporte tecnológico, a lo cual desde el gremio notarial han replicado que están en un fuerte proceso de modernización.
Quiero contradecir ello a través de un ejemplo real y con el que me topé hace unos días: las notarías tienen el requisito de que sean auditadas bimestralmente por un tercero, un ministro(a) visitador(a), en el cual se evalúan diferentes aspectos de la operación de la notaría, tanto legales, organizacionales, como operacionales.
En la dimensión operacional de la auditoría, se evalúa específicamente la “organización y el funcionamiento de la notaría”, a través de 5 preguntas que admiten como respuesta sí o no. Las preguntas son: i) ¿existe veracidad y correspondencia entre las anotaciones efectuadas en los distintos libros, índices y registros de la notaría?, ii) ¿se exhibe al público la identidad del Ministro Visitador, del arancel y de la caja de pagos?, iii) ¿se tuvo a la vista contratos del personal de la notaría, comprobantes de pago de remuneraciones, cotizaciones previsionales y de salud?, iv) ¿existen bóvedas y/o cajas fuertes, con puertas antifuego para el debido resguardo y custodia de los documentos; como asimismo existen medidas de seguridad para el resguardo del establecimiento, cámaras y botones de pánico que advierte sobre personas extrañas en horas fuera de servicio?, v) ¿y el lugar donde funciona el Oficio cuenta con la infraestructura que permite al Ministro de Fe ejercer el cargo con dignidad?
Como se puede ver, este análisis organizacional y funcional de una Notaría está pensado para una organización de los años 60, pero no para el año 2024. No hay nada de gestión documental moderna, flujo documental, documentos y expedientes electrónicos, plataformas de servicio en línea, y un largo etcétera. Si, como plantean los dirigentes del gremio, las notarías están modernizando sus procesos, uno esperaría que la evaluación por parte de terceros considerara aquellos aspectos que sustentan dicha modernización de procesos, tales como: documentos electrónicos, identidad digital, repositorios documentales, uso de plataformas web, firma electrónica y muchos otros.
Nuestro Estado aprobó, hace unos años, la Ley de Transformación Digital, la cual pone como exigencia que todos los trámites sean digitales y que se incorpore el uso del expediente electrónico en los procesos de los servicios públicos, entre otros.
Dado eso, se esperaría que la auditoría exigida a los notarios incorporara al menos algunos de estos elementos en su evaluación.
Por lo que se puede ver, los procesos y las tecnologías de soporte de las notarías de nuestro país seguirán siendo decimonónicos, a pesar de las elocuentes palabras de sus dirigentes.
